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中途採用面接のポイント:前準備から面接後のフォローアップまで徹底解説

中途採用面接のポイント:前準備から面接後のフォローアップまで徹底解説

読了時間:約7分 | 07-10-2020

面接は中途採用の選考における最重要プロセスだと言っても過言ではないでしょう。なぜなら、採用で最も怖いのは人選を誤ってしまうことであり、ある人物が募集要件や社風にマッチしているかを見極める判断はほとんどが面接という場で行われているからです。

そこで今回は面接に焦点を絞り、有能な人材を選抜し、面接を受ける候補者にも優れたエクスペリエンスを提供する方法について考えてみたいと思います。


面接前にすべきこと

  1. 日程の調整、カレンダー機能で関係者を招待
  2. 受付で出迎える
  3. 会議室の予約
  4. 候補者の履歴書・職務経歴書の確認
  5. 面接の手法と設問の決定

面接中に注意すべきこと

  1. 会社・ポジションの魅力をPR
  2. ボディランゲージを読む
  3. 話をよく聞き、メモを取る
  4. 雑談には要注意
  5. 候補者からの質問を歓迎する

面接後にやるべきこと

  1. 次のステップを明確に伝える
  2. 面接の振り返り、同席者とのディスカッション

The importance of a strong interviewing technique

面接前にすべきこと

面接に限ったことではありませんが、中途採用面接を的確に進めるためには準備が欠かせません。これは候補者はもちろん、面接を行う側も同じです。

1. 日程の調整、カレンダー機能で関係者を招待

まず日程を調整し、候補者に正確な場所と時間を伝えます。人材紹介会社を介している場合には転職エージェントに、直接やり取りしている場合は候補者に連絡します。カレンダー機能を使ってもいいでしょう。単なる日時だけでなく、詳細まできちんと連絡することがトラブル防止につながります。

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チェックポイント:

  • 住所(会社受付/オフィスの階数まで)を明示したか
  • 面接の開始時刻、終了予定時刻がわかるか
  • 面接官の役職・氏名は?
  • 準備するもの(プレゼンや過去の成果物など)はあるか?
  • 最寄り駅や出口、アクセス、駐車場情報がきちんとわかるか?
  • 受付方法をきちんと説明したか?(総合受付で入館証の発行を受ける、受付の電話から内線でXXをダイヤルする、など。セキュリティや受付が混雑する場合は所要時間目安も)

ウェブ面接を実施する場合は、前もってリンクを送付し、会議に利用するアプリケーションや、事前にダウンロードが必要かどうかの案内を送ります。面接前にアプリの作動をチェックした方がよい場合もありますので、その旨もきちんと伝えましょう。

2. 受付で候補者を出迎える

特にオフィスの入口が無人の場合はきちんと誰かが出迎える手はずを整えておきます。中途採用では転職活動を水面下で進めている候補者が圧倒的多数です。会社受付のような公の場所で候補者を長く待たされることがないようにし、気持ちよく面接を始められるように気を配りましょう。

チェックポイント:

  • 候補者が到着したら速やかに案内者に連絡が行くよう手配したか
  • 会議室(面接場所)はどこなのか
  • お茶やお水は誰が出すのか

3. 会議室の予約

言うまでもないことですが、会議室をきちんと予約しておきましょう。予約ミスのせいで候補者を待たせてしまったり、不適切な場所で面接を行わなければいけなくなると会社の印象に関わります。優秀な候補者なら複数のオファーを受けることも珍しくありませんから、些細なことでも疎かにしてはいけません。

チェックポイント:

  • 面接予定時刻の前後にミーティングが入っているか?(前の会議が長引く可能性はあるか、候補者の質問にしっかり答える時間を確保できるか)
  • 面接に適した部屋か?(広さは十分か、プライバシー(ガラス張りの部屋は避けましょう)は確保できるか、隣室の会話が聞こえないかなど)

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4. 候補者の履歴書・職務経歴書の確認

履歴書・職務経歴書、レジュメは必ず読みましょう。他部署から面接を頼まれた場合や、書類選考は部下が行ったというような場合はもちろん、書類選考で目を通している場合でも面接前にもう一度読むべきです。

面接の目的は会社として候補者の適性を見定めることと、候補者に自社の魅力をアピールすることです。候補者の経歴を知らずに面接に臨むことは失礼である上に時間の無駄です。採用エクスペリエンスの低下に直結しますので注意してください。

5. 面接の手法と設問の決定

面接の手法や設問は、職種やその面接で評価したいスキル・資質によって決めます。行き当たりばったりで面接を進めてはいけません。目的に応じて面接のアウトラインや章立てを考えておきましょう。

最もオーソドックスなのは組織やビジネスの概要など全体像を示してから募集しているポジションの詳細の説明に移り、質疑応答をするというやり方です。ベテランの面接官になると自分なりに適性を見極める十八番の質問がある場合もありますが、何を聞いたらわからないという方は社内の先輩や人事の方にアドバイスをもらいましょう。一般的な質問としては

  • 自分が最も実力を発揮でき、貢献しやすいのはどんな環境だと思いますか
  • 何かの目標に向かって努力をしている際、大きな壁にぶつかったことはありますか?そのときあなたはどのように対応しましたか?
  • 今までビジネスパーソンとして達成したことの中で、最も誇りに思うことは何ですか?

といったものがあります。LinkedInの “Interview Questions Generator” というツールも便利です(英文のみ)。評価したいスキルや資質を選択すると適切な質問を提案してくれるので参考になります。

LinkedIn interview question generator

 

https://iqg.lbi-apps.com/en-US/

ウェブにもたくさんの質問集がありますが、何度も面接を行う中で必要以上に重複しないよう、面接官としての自分に何が求められているかを把握することが候補者エクスペリエンス向上の鍵です。

ストラクチャード面接というスタイルもあります。これは科学的な方法論に基づいて予め決められた質問をし候補者を評価するやり方です(多くの候補者を平等に比較したい場合などに有効です)が、事前にフォーマットが決まっているため会話としてはややぎこちなくなります。面接官が人間として魅力的だった、というような心象にはつながりにくいため、ストラクチャード面接を行う場合はなぜそのやり方を採用したのかという理由についても説明すると理解が得られやすいでしょう。

知識や技能を問う質問ももちろん大切ですが、会社で仕事をする上ではソフトスキルも確認しましょう。適性を見極めるためにはソフト・ハード両面からの評価が欠かせないからです。

LinkedIn Global Talent Trendsによると、採用担当者の57%がソフトスキルを適切に評価するのが難しいと感じているそうです。ソフトスキルの評価には、過去の行動パターンを尋ねたり架空のシチュエーションでどう行動するかを質問するのが効果的ですが、ある程度予測ができるため候補者も答えを練ってきます。プロジェクト面接やAIを活用した評価ツールなどはより客観的な評価が可能だとされており、様々な面接手法を知っておくと便利です。

面接中にやるべきこと

履歴書・職務経歴書のレビューなど面接前の準備をしっかり行ったら、いよいよ本番です。面接の最中に行うべきことをまとめました。

1. 会社・ポジションの魅力をPR

面接で会社やポジションの説明を担う場合は、しっかり準備をしましょう。上述の通り面接では候補者側も会社の品定めをしていることを忘れてはいけません。候補者に魅力的な職場だと思ってもらえるように、面接官はしっかり会社のPRをすべきです。

具体的には、会社のEVP(Emplolyee Value Proposition)などを触れるとよいでしょう。EVPとは会社が従業員に提供できる価値のことです。福利厚生や報酬はもちろん、職場環境や会社の文化や風土、SCRの取り組みなどを紹介するのも効果的です。

マッキンゼーのリポート(リンク先英文のみ)によれば、一流の人材は①素晴らしいリーダー、②素晴らしい企業、③素晴らしい仕事、④素晴らしい報酬の四つを求めています。

 What Talent Want - McKinseyMcKinsey's War For Talent

これを踏まえて、中途採用面接では社風や報酬だけでなく経営陣やリーダーシップについて語ってはいかがでしょうか。会社のトップがどんな夢をもっていて、どんな人物で、どんなことを大切にしているのかといった魅力を知ってもらえば、候補者のハートを射止められるはずです。

チェックリスト:

  • 会社の今後の成長計画は?
  • 社員が一番大切にしているものは何か?
  • 会社のミッションや企業理念は何か?達成に向かって自分は何をしているか?
  • 募集中のポジションは会社の大きな目標の中でどのような役割が期待されているのか?

2. ボディランゲージを読む

面接では質問に対する回答を聞きながら、言葉以外のサインにも注目します。

但し中途採用面接は緊張して当然の場ですので、表情がこわばっている、声が上ずっている、早口になるといった様子が見られても、それは候補者本来の持ち味ではないかもしれません。こうした点では減点しすぎないようにしましょう。

チェックリスト:

  • 自分に自信を持っているか
  • 目を見て話ができる・話を聞いているか
  • 興味がありそう(なさそう)様子か?

面接におけるボディランゲージの基本(※リンク先英文のみ)を学ぶと、自分の印象を改善できるだけでなく、候補者を評価する一つのツールになります。

3. 話をよく聞き、メモを取る

面接中は候補者の話をよく聞き、きちんとメモをとります。面接の進行役として次の質問や段取りのことばかり考えていると、重要な情報をうっかり聞き逃してしまうこともあります。

候補者の話にじっくり耳を傾けていると、きちんと話を聞いてくれる会社だなと思ってもらえるのはもちろん、話の整合性がとれていない、或いは逆に回答が綺麗にまとまりすぎているといった突っ込みどころが見えてくるはずです。

4. 雑談はほどほどに

面接では候補者の緊張をほぐすために仕事に関係のない話題を振ることもあるでしょう。特にウェブ面接では生身の人に会った感じが薄れるため、雑談や人間味のある話題でリアル感を補うことも大切です。

しかしアイスブレイクはほどほどに切り上げましょう。人間は趣味など共通の話題がある人に好印象を抱くものですが、そのために本来のスキルや適性と関係のないところで候補者の評価を左右してしまう可能性があるからです。Interview biasと呼ばれる先入観があることを知っておくと、その影響を排除する上でも役に立ちます。

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

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5. 候補者からの質問を歓迎する

面接の終盤では、候補者が質問をするための時間を設けましょう。候補者はどんなことを知りたいと思っているのか、自分の説明が足りなかった部分はどこか、候補者が不安に感じるのはどんな点かを知るきっかけにもなります。

会社や仕事内容について疑問や不安を抱えたまま候補者を返してはいけません。そのためにも時間配分には十分に気を配りたいところです。

面接後にやるべきこと

候補者からの質問に答えた後も面接官の仕事は続きます。面接後のコミュニケーションは非常に大切だからです。

1. 次のステップを明確に伝える

面接の結果はいつ・どのような形で通知する予定なのか(電話?Eメールなのか?)を明確に伝えます。 転職活動をする人の63%が、企業側のコミュニケーションが十分ではないと感じています。(リンク先英文のみ)。面接後のフォローアップなどを丁寧に行えば、採用エクスペリエンスでライバル社に差をつけるのは難しいことではありません。

2. 面接の振り返り、同席者とのディスカッション

細かいやり取りや印象を忘れる前にメモを読み返し、書ききれなかった感想を補足しておきましょう。同席した面接官がいれば、意見交換をします。他者の視点を知ることで、無意識のバイアスにも気がつきやすくなり、評価の客観性が増します。

いかがでしたでしょうか。細部まで行き届いた面接プロセスは選考の精度が高まるだけでなく、会社に興味を持ってくれた候補者のエクスペリエンス改善にもつながります。良質なフローを設計して優秀な人材を引き寄せましょう!

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