遠隔でオンボーディングを成功させる8つのコツ（具体例つき！）
テクノロジーを駆使してテレワークをサポートするためのノウハウをご紹介します。
どきどきしながら新しい会社に出社した転職初日のことを何年たっても覚えている方も多いのではないでしょうか。採用にかけた時間と労力を思えば、「この会社に入ってよかった」と思ってもらえるような第一印象を残したいものです。
会社の風土や考え方を伝えたり、適切なツールや情報の探し方を知ってもらったりと、早い段階から戦力になってもらうために欠かせないオンボーディングは非常に重要なプロセスです。社員の定着率の鍵を握るといっても過言ではありません。
対面では様々な工夫を凝らしたオリエンテーションを用意している企業がほとんどだと思います。問題は、現在のように在宅勤務をしなければいけない状況になった場合（※英文のみ）に、いかにエクスペリエンスの質を落とすことなく対応できるかです。
テクノロジーを駆使して、一日でも早く安心して仕事に取り組んでもらえるような受け入れ体制を整えましょう！以下、新入社員のテレワークをサポートするためのノウハウをご紹介します。
日本でもできる！オンラインでの新入社員オリエンテーション
在宅勤務の実施率が世界に比べて遅れていると言われている日本。直接顔を合わせられないシチュエーションで、「チームの一員」だという実感をもってもらうことは非常に難しいのでは、と思われるかもしれません。
でも目新しい技術を導入する必要はありません。既存のツールを使い、段取りをしっかりたてることで十分な効果を得られます。定着率の改善（※英文のみ）にもつながるはずですので、是非お試しください！
まずはこちらのガイダンスをどうぞ：（※英文のみ）
１．まずは仕事に使うハードウェアを配送
個人のパソコンやスマホを業務に使ってもらうBYOD（Bring Your Own Device）スタイルの会社は別ですが、入社第一日目から在宅扱いの場合は、貸与するPCやデバイスを事前に宅配便などで届ける必要があります。マウスやキーボードなどの備品も忘れずに。会社で使用するソフトウェアなども全てインストール／セットアップし、ログイン情報は安全な手段で伝達しましょう。
在宅勤務はセキュリティが脆弱になりがちです。新入社員には、会社のコンピューターセキュリティ指針などを事前に送付して理解を促し、電子署名をつけて返送してもらいましょう。
２．次に大事なのはコミュニケーション・ツール
新入社員にとって何よりも大事なのが連絡手段です。会社のEメールプラットホームやチャットアプリなど、漏れのないようにリストアップしておきましょう。研修の際は技術的な使い方だけでなく、どのような用途やシチュエーションではどのツールを利用するのが一般的かなどもしっかり伝えるとスムーズです。
例えばこんなツール：
- 会社メール
- グループメッセージング
- ビデオ会議ソフトウェア
- 通話アプリ
３．事務手続きは極力省力化
書類手続きはただでさえ面倒なものです。郵送で送って、送り返して、という手間を省いて、合法的に電子的に契約を締結できる DocuSign や 日本の弁護士が監修しているクラウドサイン などを活用するのがおすすめです。海外でメジャーなサービスには HelloSign などもあります。
どうしても郵送で行う場合は、返送用のレターパックなどを同封するのがマナーです。最近は郵便局も混んでいますので、忘れないようにしましょう。
４．同僚との顔合わせをお膳立て
新しい会社に入ってまず戸惑うのが人間関係でしょう。
チームの他の人は何をしているのか、自分の仕事とどうつながっているのか、Xについて質問があるときは誰に聞くべきか…。こうしたハードルを少しでも低くすることが、リモートでも早く即戦力になってもらうための秘訣です。
デスクを並べている方が人間関係の構築がしやすいことは否めませんが、新入社員のリモートワークでは他のメンバーと少しでもつながりやすい環境をつくるのが早くチームに慣れてもらうための秘訣です。
このために有効なのが、ネット上でバーチャルな顔合わせです。上司や人事部がお膳立てをしましょう。チームのビデオ会議に早い段階で参加してもらうのも一つの手です。その際、音声だけで参加する人がいないよう、必ず参加者全員にカメラをONにしてもらいます。
もちろん、今はやりのZOOM飲み会をセットアップしてもいいでしょう！
５．こんなウェルカム・プレゼントはいかが？
新入社員にロゴ入りのマグカップなどを送る習慣がある企業は多いと思います。リモートの社員にも、同じように贈り物を手配しては？上司からの手書きのメモなどをつけて送れば、離れていてもぐっと親近感が湧くはずです。
マグカップの他に、マウスパッドなど会社のノベルティもいいですし、ロゴ入りのヘッドセットやコーヒー豆など、テレワークならではの便利グッズもいいですね。
直接会えないからこそ、小さな気遣いが大きな効果を発揮します。ウェルカムの気持ちをどうやったら伝えられるか、会社にあったやり方や表現を是非考えてみてください。
６．オンボーディング情報はできるだけ一つのアドレスに集めること
イントラネットや業務用のプラットホームなど、社員が重要なデータやツールにアクセスできる場所を一元化している企業は多いと思います。こうした情報が一か所に全てまとまっていると新入社員にとっては非常にありがたいものです。就業規則や従業員ハンドブック、研修資料・動画、テンプレート類など、とにかく「あそこにアクセスすれば大丈夫」という場所があれば、自力で情報を探すことができます。
まとめると便利な情報：
- 就業規則、従業員ハンドブック
- 研修資料/動画
- 組織図やチームメンバーの名前・連絡先・担当業務
- 勤怠管理システムなどへのリンク、使い方
- 休暇届などの雛形
- 経費精算書の雛形や提出方法
- その他仕事で使うテンプレートなど
７．目標や進捗の「見える化」
オフィスに毎日出社しない新入社員に、早く組織の一員だという実感を持ってもらうためには、何か達成感を感じられる目標をたてるのが近道です。
目標は何でも構いません。業務上のタスクでも、「毎日3人以上の新しい人とビデオ会議をする」といったものでもOKです。プロジェクトに参加してもらうのも「貢献できている」という満足感につながりやすい方法です。
目標を明確にすれば、「達成できたか」を振り返りやすくなり、リモートでも部下のマネジメントがしやすくなります。
「遠隔でオンボーディングをする際は、コミュニケーションのとりすぎということはありません」
８．メンターやバディ制度の導入
メンター制度はオンボーディングに有効だということがわかっていますから、テレワークでも是非導入したいところです。基本的な運用方法としては、毎日時間を決めて、メンターとビデオ会議で何でも相談できるようにすればよいでしょう。
仕事の話に限る必要はありません。メンターが他の社員を誘って、みんなでコーヒーを飲む「バーチャル・ブレイク」や、雑談をするのもいいと思います。会社の雰囲気や風土を醸成するのに役に立つはずです。
世界の企業のおすすめの取り組み
在宅勤務の先進企業は、こんな取り組みをしています。ご参考になれば幸いです。
- コーディングの知識を共有するコミュニティを運営する Stack Overflow は、経営陣が新入社員全員と直接コミュニケーションを図る取り組みを行っています。オリエンテーションの一環として、経営陣の一人一人と電話で話す時間を設け、会社の歴史やカルチャー、経営理念や目標、組織構成について学べるようになっています。
- コーディングやウェブデザイン、デジタルマーケティングのオンライン講義を提供する Skillcrush は、最先端のデバイスやソフトウェア、ロゴ入りのグッズを手配し、バディ制度を導入しています。
- 人事システムを提供する Kin HR は自社アプリのオンボーディング専用機能を使って、社員一人一人の会社での「パーソナルジャーニー」を記録しています。
- サブスクリプション制でリモートワーカーを企業に紹介する Boldly は「Digital Vault」という場所をウェブ上に作り、オンボーディング動画やガイダンス、ナレッジベース、会社のニュースや動画、チームのインサイトなどをここにおいて新入社員が好きな時にアクセスできるようにしています。
- Saas向けのビリング・収益管理システムを手掛けるChargify は平時から全社員が在宅勤務をしており、オフィス関連の予算を社員用の最先端ツールやデバイス、テクノロジー購入費用にあてています。社員は入社一日目からオープンでいること、頻繁にコミュニケーションをとるよう促し、お互いの動きが見えやすいようにしています。
いかがでしたか？
顔を合わせなくても質の高いオンボーディングはできるという自信につながれば何よりです。転職を経験した皆さまの体験談や、こんな取り組みがあったらいいのに、というアイディアもお待ちしています！
